Privacy
del servizio.

La presente informativa descrive il trattamento dei dati personali connesso all’uso del servizio Cortex: account, abbonamenti e memorie. È un documento distinto dall’informativa del sito web, che riguarda la sola navigazione delle pagine pubbliche, e integra le Condizioni di servizio.

01I due ruoli

Il servizio comporta due trattamenti distinti, con ruoli diversi.

Dati dell’account e di fatturazione — per questi il Titolare del trattamento è Filippo Pilotta, Via Cavour 25, 24046 Osio Sotto (BG), email [email protected].

Contenuti delle memorie — l’utente decide che cosa il proprio assistente scrive in Cortex ed è quindi titolare di quei contenuti; il gestore del servizio agisce come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, secondo l’Accordo sul trattamento dei dati, e non ne ispeziona il merito.

Non è nominato un DPO, non sussistendo le condizioni dell’art. 37 GDPR.

02Dati trattati

Account: indirizzo email, nome se fornito, lingua, metodo di accesso (Google o link via email), data di iscrizione, data e metodo degli accessi.

Abbonamento: piano, stato, eventi di attivazione e disdetta. I dati della carta di pagamento sono trattati esclusivamente da Stripe e non transitano né vengono conservati sui sistemi del servizio.

Memorie: i contenuti che l’assistente dell’utente propone e che superano il filtro di qualità, con i metadati derivati (titolo, sintesi, entità, affermazioni estratte, rappresentazioni vettoriali). Il filtro valuta la ridondanza, non la natura del contenuto: ciò che l’utente sceglie di archiviare determina i dati trattati.

Registro delle proposte rifiutate: delle scritture respinte dal filtro sono conservati per 30 giorni il titolo e i metadati tecnici (data, motivo, similarità), non il contenuto integrale.

Registro anti-abuso della prova: per impedire il riuso della prova gratuita è conservata un’impronta cifrata (hash con sale segreto) dell’indirizzo email, non l’indirizzo in chiaro. L’impronta sopravvive alla cancellazione dell’account, non è reversibile e non è utilizzabile per contattare l’utente.

Log tecnici: log applicativi e di sicurezza dell’infrastruttura, in forma minimale.

03Finalità e basi giuridiche

Erogazione del servizio richiesto, gestione dell’account e dell’abbonamento: esecuzione del contratto (art. 6.1.b). Prevenzione del riuso abusivo della prova gratuita e sicurezza dei sistemi: legittimo interesse (art. 6.1.f). Adempimenti fiscali e contabili: obbligo di legge (art. 6.1.c).

I contenuti delle memorie non sono utilizzati per pubblicità, profilazione o addestramento di modelli: servono esclusivamente a erogare il servizio all’utente che li ha archiviati.

04Dove stanno i dati

Il servizio è erogato su infrastruttura Cloudflare. Il database primario che contiene account e memorie è collocato in un data center dell’Unione europea (regione Cloudflare «Eastern Europe»; collocazione verificata alla data di questa informativa). Cloudflare opera una rete globale: le richieste transitano dal data center più vicino all’utente e alcune componenti accessorie (indice di ricerca vettoriale, elaborazione AI del filtro) non hanno una collocazione geografica contrattualmente vincolata.

Gli eventuali trasferimenti verso paesi terzi che ne derivano avvengono sulla base delle clausole contrattuali standard adottate dalla Commissione europea e, per i fornitori statunitensi aderenti, dell’EU-US Data Privacy Framework.

05Destinatari

I dati sono trattati, ciascuno per la propria funzione, da: Cloudflare (hosting, database, rete), Stripe (pagamenti), Resend (invio delle email transazionali, ad esempio il link di accesso), Google (solo se l’utente sceglie l’accesso con Google). Nessun dato è venduto o ceduto a terzi per finalità proprie di questi ultimi.

06Conservazione

Dati dell’account: per la durata del rapporto e fino alla cancellazione. Memorie: fino alla cancellazione da parte dell’utente; alla scadenza della prova gratuita si applica la regola dei 30 giorni descritta nelle Condizioni. Registro delle proposte rifiutate: 30 giorni. Impronta anti-abuso della prova: 24 mesi. Documenti fiscali: nei termini di legge.

07Diritti dell’interessato

L’utente può esercitare i diritti degli artt. 15–22 GDPR. I due principali sono azionabili in autonomia dalla pagina account: Esporta i miei dati scarica l’intero contenuto in formato leggibile (art. 20), Elimina account cancella definitivamente account e memorie (art. 17). Per gli altri diritti: [email protected], risposta entro 30 giorni. Resta fermo il diritto di reclamo al Garante (garanteprivacy.it).

08Aggiornamenti

Le versioni successive della presente informativa saranno pubblicate su questa pagina con indicazione di versione e data. Le modifiche sostanziali saranno segnalate agli utenti attivi.

Service
privacy.

This notice describes the processing of personal data connected to the use of the Cortex service: accounts, subscriptions and memories. It is separate from the website privacy notice, which only covers browsing the public pages, and supplements the Terms of service.

01The two roles

The service involves two distinct processing activities, with different roles.

Account and billing data — the Data Controller is Filippo Pilotta, Via Cavour 25, 24046 Osio Sotto (BG), Italy, email [email protected].

Memory content — the user decides what their assistant writes into Cortex and is therefore the controller of that content; the service provider acts as data processor under Article 28 GDPR, pursuant to the Data Processing Agreement, and does not inspect its substance.

No DPO has been appointed, as the conditions of Article 37 GDPR are not met.

02Data processed

Account: email address, name if provided, language, sign-in method (Google or email link), sign-up date, dates and methods of access.

Subscription: plan, status, activation and cancellation events. Payment card details are processed exclusively by Stripe and never pass through or get stored on the service’s systems.

Memories: the content the user’s assistant proposes that passes the quality gate, with derived metadata (title, summary, entities, extracted claims, vector representations). The gate assesses redundancy, not the nature of the content: what the user chooses to store determines the data processed.

Rejected-writes log: for proposals rejected by the gate, the title and technical metadata (date, reason, similarity) are kept for 30 days; the full content is not.

Trial anti-abuse ledger: to prevent free-trial reuse, a salted cryptographic hash of the email address is kept, not the address itself. The hash survives account deletion, is not reversible and cannot be used to contact the user.

Technical logs: minimal application and security logs of the infrastructure.

03Purposes and legal bases

Delivering the requested service and managing the account and subscription: performance of a contract (Art. 6(1)(b)). Preventing abusive trial reuse and securing the systems: legitimate interest (Art. 6(1)(f)). Tax and accounting obligations: legal obligation (Art. 6(1)(c)).

Memory content is not used for advertising, profiling or model training: it serves exclusively to deliver the service to the user who stored it.

04Where the data lives

The service runs on Cloudflare infrastructure. The primary database holding accounts and memories is located in a data centre in the European Union (Cloudflare «Eastern Europe» region; location verified as of this notice). Cloudflare operates a global network: requests pass through the data centre closest to the user, and some ancillary components (the vector search index, the AI processing of the gate) do not have a contractually bound geographic location.

Any resulting transfers to third countries take place under the standard contractual clauses adopted by the European Commission and, for participating US providers, the EU-US Data Privacy Framework.

05Recipients

Data is processed, each for its own function, by: Cloudflare (hosting, database, network), Stripe (payments), Resend (transactional email, e.g. the sign-in link), Google (only if the user chooses Google sign-in). No data is sold or handed to third parties for their own purposes.

06Retention

Account data: for the duration of the relationship and until deletion. Memories: until deleted by the user; at trial expiry the 30-day rule described in the Terms applies. Rejected-writes log: 30 days. Trial anti-abuse hash: 24 months. Tax records: as required by law.

07Data subject rights

Users may exercise the rights under Articles 15–22 GDPR. The two main ones are self-service on the account page: Export my data downloads the entire content in a readable format (Art. 20), Delete account permanently erases account and memories (Art. 17). For all other rights: [email protected], answered within 30 days. The right to lodge a complaint with the Italian supervisory authority (garanteprivacy.it) remains unaffected.

08Updates

Future versions of this notice will be published on this page with their version number and date. Material changes will be flagged to active users.